Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Cette politique couvre le site public, les demandes adressées à l’équipe et les comptes Aude. Pour les données patient, les responsabilités sont différentes.

Pour toute question sur vos données : contact@aude-assistant.com. Les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales.

2. Quelles données, pour quels usages ?

Répondre à votre demande

Identité, e-mail professionnel, type de demande, organisation et informations que vous transmettez. Les demandes de contact, de démo, de devis, de documents ou d’assistance sont enregistrées dans notre outil interne de suivi.

Fournir votre compte Aude

Identité, e-mail, paramètres de compte, statut d’abonnement et traces de sécurité nécessaires à l’authentification et au service.

Fournir les fonctions du cabinet

Données confiées par le cabinet, strictement nécessaires aux fonctions activées, sur ses instructions et dans les limites contractuelles.

Maintenir et comprendre le site

Événements de sécurité, journaux techniques et métriques agrégées : événement, type de page et catégorie d’appareil.

Champs du formulaire de contact

• Requis : prénom, nom, e-mail, type de demande et accord de contact. Le type d’organisation est requis sauf pour l’assistance ; le nombre d’accès praticiens est demandé pour un devis.
• Facultatifs : téléphone, nom de la structure et message. Pour l’assistance, vous pouvez préciser l’étape concernée, l’appareil, le navigateur et le message d’erreur.
• Contexte de la demande : référence, date d’envoi, accord donné et, lorsqu’ils sont disponibles, page et bouton d’origine.

Dans la fenêtre de messagerie du site, le message, le nom et prénom, l’e-mail, l’organisation et l’accord de contact sont requis. Sans les informations obligatoires, l’envoi n’est pas possible.

Ces formulaires sont destinés aux échanges professionnels, pas au dépôt de données patient. Vous pouvez aussi nous contacter par e-mail.

3. Lorsque vous réservez un créneau

Pour les demandes de démonstration ou de devis avec réservation, le calendrier Calendly est chargé après confirmation de réception de votre demande par Aude, avant le choix du créneau.

Votre nom et votre e-mail sont transmis pour préremplir la réservation, avec la référence de votre demande pour la relier au rendez-vous. Votre message et les quantités demandées dans le formulaire Aude ne sont pas transmis par ce préremplissage.

Calendly traite aussi les informations que vous saisissez dans son calendrier ainsi que des données techniques de connexion. Ses services peuvent utiliser des cookies et traiter des données hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis, selon les garanties qu’il publie.

Consulter les informations de confidentialité de Calendly ↗ (nouvel onglet)

Si vous préférez échanger sans ouvrir ce calendrier, écrivez directement à contact@aude-assistant.com.

4. Sur quelles bases utilisons-nous les données ?

• Mesures précontractuelles : répondre à une demande de démonstration ou de devis.
• Exécution du contrat : fournir le compte et les fonctionnalités souscrites.
• Intérêt légitime : sécuriser le site, prévenir les abus et améliorer sa fiabilité, après mise en balance des intérêts.
• Obligations légales : conserver les éléments requis en matière comptable ou réglementaire.

5. Qui peut y accéder et où sont-elles hébergées ?

Les données sont accessibles aux personnes habilitées selon la nature de la demande et aux prestataires nécessaires à l’hébergement, à l’authentification, à l’exploitation et au support.

L’infrastructure principale s’appuie sur AWS dans la région France. Calendly intervient dans le parcours de réservation décrit ci-dessus. Cela ne signifie pas que tous les traitements de tous les prestataires sont réalisés en France.

Le périmètre détaillé des sous-traitants et des services activés est communiqué contractuellement avant un déploiement traitant des données de santé.

Transferts hors de l’Espace économique européen

Lorsqu’un transfert est nécessaire, il est encadré, selon le cas, par une décision d’adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par les mesures appropriées. Les garanties applicables peuvent être demandées à contact@aude-assistant.com.

6. Combien de temps conservons-nous les données ?

Demande du formulaire

180 jours pour l’expiration prévue de l’enregistrement initial. Les copies de sauvegarde et les informations de suivi peuvent subsister au-delà ; leur effacement n’est pas automatique.

Données de compte

Pendant la relation contractuelle, puis pendant les délais nécessaires aux obligations légales et à la défense des droits.

Journaux du site public

90 jours maximum, sauf conservation plus longue nécessaire à l’analyse d’un incident.

Métriques d’usage agrégées

Selon le cycle standard du service de métriques AWS, dans la limite de quinze mois.

Données confiées par un cabinet

Selon ses instructions, le contrat et la politique de conservation qu’il a définie.

Le délai de 180 jours ne constitue donc pas une suppression de toutes les copies, ni une durée de conservation applicable à Calendly. Pour connaître les données encore conservées ou demander leur suppression, consultez les modalités ci-dessous.

7. Comment sont-elles protégées ?

Aude met en œuvre des mesures adaptées au risque : chiffrement en transit et au repos selon les services, contrôle d’accès, séparation des environnements, journalisation de sécurité, sauvegardes et procédures de gestion d’incident. Les mesures précises applicables à un déploiement sont documentées contractuellement.

Mesure d’usage et stockage dans votre navigateur

La mesure d’usage du site Aude comptabilise des événements agrégés sans cookie ni identifiant persistant. Son envoi ne contient ni nom, ni e-mail, ni contenu de consultation.

Le formulaire de contact utilise un stockage de session dans l’onglet pour reprendre un envoi ou une réservation sans créer de doublon. Il peut contenir les informations de la demande en attente, puis le nom, l’e-mail et les références nécessaires à la reprise du calendrier. Ce mécanisme est distinct de la mesure d’usage et des cookies de Calendly.

Consulter la politique de cookies →

8. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, ou vous opposer à un traitement, lorsque ces droits sont applicables. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir.

Vous êtes patient d’un cabinet utilisant Aude ?

Adressez votre demande concernant les données de votre suivi au cabinet qui vous accompagne, responsable de leur traitement. Les règles propres à l’accès au dossier de santé s’appliquent ; le délai général ci-dessus ne les remplace pas.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL ↗ (nouvel onglet).

9. Décisions automatisées et mises à jour

Le site public ne prend aucune décision produisant un effet juridique sur la seule base d’un traitement automatisé.

Cette politique peut évoluer. Sa date est mise à jour lors de toute modification substantielle.