Exports PDF/texte : archivage & partage (bonnes pratiques)

Dernière mise à jour : 10 août 2026

Un export utile doit être archivable et partageable sans reformatage.

Bonnes pratiques

• Nommage : Date — Nom patient — Type (CR / suivi).
• PDF pour archivage, texte pour réutilisation.
• Partage : canal sécurisé (selon procédures).
• Traçabilité : qui a exporté, quand (si activé).

Préparer l’export en fonction de son destinataire

Un export d’archivage, un message destiné au patient et un courrier à un correspondant n’ont pas le même niveau de détail. Avant de générer le document, identifiez sa finalité et son destinataire. Ne partagez que les rubriques nécessaires et vérifiez que le canal choisi correspond à la politique du cabinet.

Export destiné au dossier interne

• Identité du dossier, date, auteur et type de consultation.
• Informations sources, décisions et prochaine étape.
• Version ou date de validation lorsque le document peut évoluer.

Export destiné à un tiers

• Objet et contexte explicitement formulés.
• Données limitées à ce qui est nécessaire pour l’échange.
• Coordonnées du professionnel et moyen de réponse adapté.
• Vérification du destinataire avant tout envoi.

Nommage et classement

Une convention simple réduit les doublons : date au format ISO, identifiant interne du dossier, type de document et version éventuelle. Évitez d’inscrire davantage de données d’identité dans le nom du fichier que ce qui est nécessaire. Le classement doit permettre de retrouver la version validée sans conserver indéfiniment des brouillons locaux.

Contrôle avant partage

1. Ouvrir le fichier exporté et vérifier qu’il est lisible.
2. Contrôler identité, destinataire, pièces jointes et contenu visible.
3. Retirer les commentaires internes ou informations non nécessaires.
4. Utiliser le canal prévu par le cabinet et conserver la trace requise.
5. Appliquer la durée de conservation aux copies temporaires.

Définir une politique de conservation exploitable

La durée de conservation ne doit pas être déduite du simple espace disponible. Pour chaque type d’export, reliez la finalité, la durée applicable, l’emplacement autorisé et la personne responsable de la suppression ou de l’archivage intermédiaire. Évitez les copies dispersées dans les téléchargements, les messageries et les dossiers partagés sans règle commune.

Prévoyez également le traitement des corrections. Si un document déjà transmis est remplacé, la nouvelle version doit être identifiable et le destinataire informé lorsque l’erreur peut avoir une conséquence. Un registre léger des partages sensibles — date, destinataire, finalité et canal — facilite les vérifications sans recopier le contenu du document.