Exportar, clasificar y compartir.

Buenas prácticas

• Nomenclatura: Fecha — Nombre del paciente — Tipo (informe / seguimiento).
• PDF para archivado, texto para reutilización.
• Compartición: canal seguro (según los procedimientos).
• Trazabilidad: quién ha exportado, cuándo (si está activado).

Preparar la exportación en función de su destinatario

Una exportación para archivado, un mensaje destinado al paciente y una carta a un corresponsal no tienen el mismo nivel de detalle. Antes de generar el documento, identifique su finalidad y su destinatario. Comparta solo los apartados necesarios y verifique que el canal elegido se ajusta a la política de la consulta.

Exportación destinada al expediente interno

• Identidad del expediente, fecha, autor y tipo de consulta.
• Información de origen, decisiones y siguiente paso.
• Versión o fecha de validación cuando el documento puede evolucionar.

Exportación destinada a un tercero

• Objeto y contexto formulados explícitamente.
• Datos limitados a lo necesario para el intercambio.
• Datos de contacto del profesional y medio de respuesta adecuado.
• Verificación del destinatario antes de cualquier envío.

Nomenclatura y clasificación

Una convención simple reduce los duplicados: fecha en formato ISO, identificador interno del expediente, tipo de documento y posible versión. Evite incluir más datos de identidad en el nombre del archivo de los necesarios. La clasificación debe permitir encontrar la versión validada sin conservar indefinidamente borradores locales.

Control antes de compartir

1. Abrir el archivo exportado y comprobar que es legible.
2. Comprobar identidad, destinatario, archivos adjuntos y contenido visible.
3. Retirar los comentarios internos o la información no necesaria.
4. Utilizar el canal previsto por la consulta y conservar la trazabilidad requerida.
5. Aplicar el plazo de conservación a las copias temporales.

Definir una política de conservación utilizable

El plazo de conservación no debe deducirse del simple espacio disponible. Para cada tipo de exportación, vincule la finalidad, el plazo aplicable, la ubicación autorizada y la persona responsable de la supresión o del archivado intermedio. Evite las copias dispersas en descargas, mensajerías y carpetas compartidas sin una regla común.

Prevea también el tratamiento de las correcciones. Si se sustituye un documento ya transmitido, la nueva versión debe poder identificarse y debe informarse al destinatario cuando el error pueda tener una consecuencia. Un registro sencillo de los intercambios sensibles —fecha, destinatario, finalidad y canal— facilita las comprobaciones sin volver a copiar el contenido del documento.